Adjuntar archivos al combinar correspondencia

Hoy os dejo un post un poco raro, que no es ni de mami, ni de runner, ni ná. Pero hoy he necesitado usar esto otra vez, y he recordado lo útil que es y lo que nos costó en la empresa dar con la solución.

Edito para decir que hay que usar Microsoft Outlook para el envío de los mails, lo he dado por supuesto por ser el editor de correo que utilizamos en la oficina. Imagino que se podrá adaptar, pero desconozco cómo.

El problema: tener que mandar muchos emails a distintos (o el mismo) destinatario adjuntando un documento. Un documento distinto para cada mail (se pueden incluso adjuntar varios documentos por mail.

¿No os ha pasado nunca? En su día lo necesité para reclamar distintas facturas a muchos clientes. Soy vaga por naturaleza, así que lo de escribir 180 (como fue el caso) mails iguales y adjuntarles sus 180 documentos me pareció un horror. Sirve también, por ejemplo, para mandar ofertas personalizadas a cada cliente, y cosas similares.

La herramienta: combinar correspondencia en Word. Pero no deja hacerlo. Así que necesitamos hacer algo para solucionarlo. En colaboración con el departamento de informática de mi empresa (bueno, de la empresa donde trabajo, hablemos con propiedad) hicimos una macro para Word que soluciona el problema que se nos presentaba. He de decir que la mayor parte del trabajo la hicieron ellos (a mí dame macros en Excel, que de hecho ellos me las piden, pero en Word...).

Que sí, que requiere un trabajo previo (hacer el listado de los archivos adjuntos puede ser un poco pesado) pero una vez leí que Abraham Lincoln dijo "Si tienes nueve horas para cortar un árbol, emplea siete en afilar el hacha". Yo incluso antes de leer esto ya comulgaba con esta idea, así que...

Al lío, que me enrollo como las persianas. Estas son las instrucciones:

Hay que tener preparados tres documentos en total:

- Word realizado con la herramienta de combinar correspondencia, que será el cuerpo del mensaje. En este ejemplo es el documento email.

- Excel con todos los campos que se quieran combinar en el mail; este documento da igual que esté abierto o cerrado a la hora de pasar la macro. En este ejemplo es el documento mailmerge.

- Word con una tabla SIN ENCABEZADOS que contenga en una columna el e-mail y en las restantes las rutas correspondientes a los archivos que se quieran adjuntar; este documento se debe cerrar antes de pasar la macro. En este ejemplo es el documento Directorio1.

Tenéis el texto de la macro en el documento macro, para escribirlo tenéis que ir a la pestaña "Vista", botón "Macros", darle a "Crear" y hacer una que no tenga nada de nada, le ponéis el nombre que queráis, luego se va a cambiar por "adjuntararchivos". Una vez creada la macro que no tiene nada le dais otra vez a "Macros" y "Modificar", eligiendo la que acabamos de crear. Se abrirá el editor de Visual Basic, pero no asustarse. Simplemente copiad y pegad el texto que os doy, y ya la tenéis.

Los pasos a seguir son:

1. En el Word con el cuerpo del mensaje, escribir el texto del mail con todos los campos combinados que se quiera.

2. “Finalizar y combinar” --> “Editar documentos individuales”

3. En el documento que se abre al hacer el paso anterior, ejecutar la macro que se llama “adjuntararchivos”

4. En el primer cuadro de diálogo, buscar el documento Word con el listado de mails y adjuntos para que lo abra.

5. En el segundo cuadro de diálogo, poner el asunto de los mails que se van a enviar y aceptar ¡¡ojo, el mismo asunto para todos, no puede tener campos combinados!!

Saldrá un cuadro con el número de mensajes que se han enviado.

NOTAS IMPORTANTES:

Todos los documentos se pueden llamar como se quiera, no hace falta dejarles este nombre.

El listado de e-mails y ruta de los adjuntos no puede tener encabezados y sólo debe contener el listado de e-mails y ruta de los adjuntos, importantísimo que esté la ruta completa (con la extensión del archivo incluída) y correcta, yo la copio de la barra del explorador para que no haya errores. Además, debe estar cerrado antes de ejecutar la macro.

En el Excel no hace falta que estén los mails y ruta de los adjuntos.

¡Espero que os resulte útil!

¡Nos leemos!